Usando tecnologia de radiofrequência para gerenciar documentos e arquivos de agências governamentais

Com o desenvolvimento contínuo da tecnologia da informação, as agências governamentais precisam gerenciar grandes quantidades de Arquivos e dados de forma eficiente, conveniente e segura. Para atender a essa demanda, as agências governamentais podem introduzir a tecnologia RFID (radiofrequência) no gerenciamento de documentos.

A tecnologia RFID é uma tecnologia de identificação por radiofrequência que pode realizar identificação automática, rastreamento e gerenciamento de itens. O uso da tecnologia RFID pelo governo no gerenciamento de documentos pode melhorar muito a eficiência e a precisão do gerenciamento de documentos.

Indexação e posicionamento de arquivos

As agências governamentais geralmente precisam acessar, emprestar e devolver grandes quantidades de documentos. Usando a tecnologia RFID, uma Etiqueta RFID pode ser anexada a cada arquivo para registrar as informações de índice do arquivo, incluindo nome do arquivo, número, local, etc. Quando você precisa encontrar, pegar emprestado ou devolver um arquivo, você só precisa escanear a etiqueta do arquivo através do Leitor RFID para consultar as informações relevantes do arquivo no banco de dados e localizar e recuperar o arquivo rapidamente.

Armazene e proteja informações confidenciais

Documentos gerenciados por agências governamentais geralmente contêm muitas informações confidenciais, como privacidade pessoal, segredos comerciais, etc. A tecnologia RFID pode fornecer armazenamento e proteção mais seguros para esses documentos. As etiquetas RFID podem ser usadas com senhas e tecnologias de criptografia para obter acesso e gerenciamento seguros de arquivos. Somente pessoal autorizado pode ler, modificar ou excluir as informações criptografadas do arquivo na etiqueta RFID, garantindo assim a segurança do arquivo.

Gerenciamento de processos de documentos

O processo de processamento de documentos por agências governamentais é relativamente trabalhoso e requer múltiplas transferências, revisões, assinaturas e outras operações. Usando a tecnologia RFID, o gerenciamento automatizado de processos de documentos pode ser alcançado. Por exemplo, você pode definir uma etiqueta RFID, colar a etiqueta em um documento e, em seguida, atribuir vários leitores e escritores para ler as informações de status do arquivo durante o processamento do arquivo. Quando os arquivos são transferidos de um departamento para outro, o tempo e o local podem ser registrados por meio do leitor RFID para implementar a aprovação do arquivo, transferência e outras operações, melhorando assim a eficiência do trabalho e os efeitos do gerenciamento.

registro de histórico

As agências governamentais exigem armazenamento e arquivamento de longo prazo de documentos e dados para uso futuro. A tecnologia RFID pode fornecer melhores serviços de registro histórico para agências governamentais. As etiquetas RFID têm etiquetas passivas e não requerem energia de bateria adicional. O armazenamento do chip pode teoricamente ser armazenado por mais de 10 anos e pode registrar todos os registros históricos de arquivos, incluindo hora de arquivamento, local de arquivamento, registros de empréstimo, etc. Esses registros podem ser salvos em um banco de dados para facilitar que as agências governamentais consultem e gerenciem informações de arquivo.

A tecnologia RFID tem amplas perspectivas de aplicação no gerenciamento de documentos governamentais. Ela pode melhorar a eficiência e o nível de gerenciamento do trabalho governamental, garantir a segurança e a integridade dos documentos governamentais e atender melhor ao governo e às pessoas.